Réussir son "induction" en entreprise.

L'article qui suit, est tiré de l'expérience d'une amie et aînée, Michèle F., qui a accepté de partager avec nous, quelques astuces permettant à un nouveau salarié de bien s'intégrer, dans une organisation...merci encore Michèle!

1- Une fois que vous êtes tombé d’accord avec votre employeur sur les termes de votre contrat, parlez de votre processus d’intégration ; ça inclut « l’induction » et le « handover » si vous avez un prédécesseur dans le poste. Ne vous y trompez pas ce n’est pas la même chose. Si possible, demandez que votre induction ait lieu avant votre handover ou votre prise effective de fonction, ça vous permettra de garder un œil objectif et un esprit ouvert et de mieux vous imprégner des réalités de l’entreprise.

2- Quelque soit votre niveau d’expertise et votre connaissance du secteur d’activités de l’entreprise, votre induction doit durer au minimum une semaine, voire deux en fonction de l’étendue des activités de l’entreprise. Et pour cause…

3- Une induction n’est pas une séance de présentation, c’est un processus par lequel le nouvel employé est introduit dans l’entreprise et au terme duquel il/ elle doit avoir saisi l’essentiel de son activité : who’s who, en quoi consistent les missions de chaque Département et quels en sont les challenges, les objectifs de l’entreprise et comment chaque Département y contribue, où est-ce qu’il/elle se situe dans l’architecture et quels sont les leviers qu’il/ elle pourra utiliser pour remplir ses fonctions au mieux.

4- Le nouvel employé doit passer en moyenne ½ journée par Département, ou par service selon l’importance que cela aura pour ses futures fonctions. En particulier, il/ elle passera au moins une journée avec son principal client interne, y compris sur le terrain si cela est une partie importante son activité (le client interne)

5- De ce point de vue, l’induction aussi bien que le « handover » doit intégrer de façon concrète la présentation des interfaces externes de l’entreprise, i.e. la rencontre face to face avec ses représentants principaux (je sais que c’est lourd à gérer, mais ça évite bien des déboires par la suite et pour confirmer que le temps c’est bien de l’argent c’est susceptible d’en faire gagner beaucoup à l’entreprise parce que c’est du temps utile et productif)

6- Comme indiqué au point 1, la meilleure attitude à avoir c’est l’ouverture d’esprit. Ouvrir grand ses yeux et ses oreilles, poser le maximum de questions pour s’assurer qu’on a bien compris, identifier les « leaders non hiérarchiques » dans l’entreprise. Veiller à mettre en valeur les personnes que vous rencontrez en mettant en avant leur expertise. Ce n’est pas le lieu de vous faire valoir, vous en aurez tout le temps par la suite. Vous êtes là pour apprendre donc veillez à tirer le maximum de vos interlocuteurs et ne leur faites pas de l’ombre. Si vous êtes considéré comme un concurrent potentiel personne ne vous donnera d’informations or vous en avez besoin. C’est le moment idéal pour créer des liens (surtout informels) qui perdureront tout au long de votre carrière au sein de l’entreprise

7- Un point pour compléter le précédent, c’est d’éviter absolument les comparaisons à haute voix. Au cas où vous venez d’une autre entreprise, pensez à dire à vos nouveaux collègues/patrons comment leur comptabilité est vraiment mal tenue, ou encore ne passez pas vos journées à vanter l’avancée technologique qui faisait la fierté de votre précédente entreprise. Si c’était si bien, il fallait y rester, et si on vous a recruté, c’est généralement pour changer/améliorer ce qui n’est pas parfait

8- Durant la phase d’induction, éviter de tomber dans le piège de la proximité hiérarchique. Le Directeur Général n’est pas votre ami, et si c’est le cas, cachez le bien. Pas besoin donc de vous lancer dans l’ascenseur avec lui, sur des critiques du système, sur ce qu’il faut changer dès le lendemain, etc. vous aurez le temps de faire vos preuves (cf pt 6), pas besoin de vous mettre à dos les collègues en passant pour celui/celle qui sait tout et connaît tout le monde

9- Le réseautage : identifier les leaders non hiérarchiques, créer des liens, etc. L’induction est l’une des premières étapes de la création de réseau dans une entreprise. Je dirais même qu’une induction réussie est celle à la fin de laquelle on a une pile de carte de visites en interne aussi bien qu’en externe. Ce réseau qu’il va falloir soigneusement entretenir au cours du temps

10- Last but not least le “nœud” de rencontres sociales: il s’appelle salle café, cafétéria, machine à café, restaurant, etc. Cela dépend des entreprises, mais chaque entreprise en a un. C’est le lieu de mixité par excellence où indépendamment du grade et du département, tous les employés se rencontrent et où se tisse une bonne part de la culture de l’entreprise. C’est l’endroit clé pour consolider son réseau d’où l’importance de l’identifier dès le premier jour et de s’en faire expliquer les codes, voire d’y être introduit pour ne pas dire coopté par la bonne personne. N’oubliez pas que c’est la personne qui vous présente qui détermine la manière dont vous serez perçu par les autres employés. Imaginez : c’est votre premier jour et vous entrez dans le restaurant de l’entreprise en compagnie du Directeur Général à l’heure du déjeuner et c’est lui qui vous présente à vos voisins de table ; ou bien vous entrez en compagnie de l’agent de liaison qui distribue le courrier dans les bureaux. Pour avoir vécu une situation similaire, je peux vous assurer que ça fait une très grande différence.

Anecdote : J’ai effectué mon stage de fin d’étude d’ingénieur dans une société d’ingénierie à Paris. Grosse boîte, le siège est un immeuble entier qui donne sur la place de la Défense. Le premier jour, mon maître de stage, le chef du service méthodes, demande à sa secrétaire de me faire faire le tour de l’étage pour me présenter de façon à ce que les gens sachent qui je suis en me croisant dans les couloirs. N’oublions pas nous sommes à Paris, en avril 1997, je suis une jeune femme noire dans une boîte où il n’y a quasiment que des ingénieurs de grandes écoles et dans ce contexte, il n’y a que cette secrétaire (d’origine asiatique) et moi à apporter un peu de couleur dans l’environnement ambiant.Nous faisons donc le tour des bureaux et elle me présente comme la stagiaire qui vient d’arriver au service méthodes et qui sera là pour trois mois. Regards curieux, quelques hochements de tête, personne ne demande ce que je suis censée faire, etc… Bref comportement typiquement parisien. Nous arrivons dans le bureau d’un autre chef de service qui nous reçoit, pieds sur la table, cigare au bec, il doit être 9h du matin, affalé dans son fauteuil, mais très souriant, jovial, gentil même puisqu’il s’intéresse à ce que je vais faire : « Ah ! Elle va travailler avec vous !? ».Alors là ça devient intéressant, parce que dès que la secrétaire à dit que non j’étais une élève de Centrale Paris et que c’était mon stage de fin d’étude ça a été radical. Il a enlevé ses pieds de la table à une telle vitesse que je me demande encore comment il a fait pour ne pas tomber, s’est empressé d’éteindre son cigare et de se lever pour venir jusqu’à moi me serrer la main. C’était quelque chose !

Morale : La personne qui vous introduit est cruciale pour votre image dès les premiers jours dans l’entreprise.